10 vantagens da automação da área fiscal

Empreender no Brasil não é fácil. Os empresários precisam lidar com muitos desafios que incluem a gestão tributária. E quem afirma esse ponto, é o Banco Mundial, ao apontar que as empresas brasileiras trabalham 1.958 horas por ano apenas se dedicando às exigências do Fisco.

E esse investimento não é dedicado apenas às horas – cerca de 1,5% do faturamento anual é investido nesse esforço.

Para fugir de todas as dificuldades burocráticas que as obrigações fiscais pedem, é cada vez mais importante que as empresas busquem as soluções inteligentes da tecnologia, que possibilitam economia de tempo e custo. Esse é o objetivo da automação da área fiscal.

E para entender melhor o que é a automação fiscal e quais são suas principais vantagens, separamos os tópicos a seguir. Confira!

O que é automação da área fiscal

Automatizar é dar a um sistema inteligente a gestão de tarefas burocráticas ou repetitivas que tomariam um tempo importante dos colaboradores.

No caso do setor fiscal, a automação ocorre por meio de máquinas inteligentes que atuam no preenchimento de notas fiscais, lançamentos, acompanhamentos, baixas, entre outros processos que eram antigamente realizados manualmente.

Como benefício, há um ganho importantíssimo de produtividade, redução grande de erros manuais e agilidade para a finalização de todo o processo fiscal necessário.

Quais são os benefícios da automação da área fiscal

Além de modernizar a empresa e gerar agilidade para os processos burocráticos, a automação fiscal traz uma série de outros benefícios fáceis de perceber e com retorno a curto prazo. Confira os principais.

1. Simplificação de processos

Simplificar é agilizar. E no caso de serviços burocráticos, como os serviços fiscais, a rapidez nas atividades proporciona um ganho valiosíssimo de tempo. Com a automação fiscal é possível não só agilizar os processos burocráticos, mas também integrar setores e dados de diferentes áreas, favorecendo a apuração e organização de documentos.

2. Ganho de tempo

A otimização de tempo é um benefício imediato com a automação. Em poucos comandos, é possível registrar, enviar, conferir e armazenar as informações fiscais.

O sistema utilizado permite ainda a fácil identificação de documentos, o que também proporciona ganho de tempo para os profissionais da área quando precisarem fazer consultas.

Além disso, o armazenamento seguro evita dores de cabeça com possíveis extravios ou danificação de documentos.

3. Diminuição de falhas

É muito comum que alguns documentos e processos precisam ser refeitos devido aos erros manuais no preenchimento. Mas com a automação, o manuseio humano deixa de ser necessário, permitindo uma redução importantíssima de falhas e retrabalhos.

A precisão e organização alcançados pela máquina contribui para processos mais seguros, garantindo maior satisfação aos gestores e despreocupando os colaboradores, que poderão se dedicar às atividades que são estrategicamente importantes.

4. Gestão à distância

Com a inteligência da automação, a gestão pode ser feita remotamente. Isso porque o sistema precisa apenas da internet para atuar, permitindo o manuseio por outros computadores e aplicativos que estejam fora do escritório.

Essa adaptação é fundamental, já que a atuação de equipes remotas é cada vez mais comum e tende a crescer. Mas essa gestão não significa insegurança: os acessos são hierarquizados e somente podem ser feitos por pessoas previamente autorizadas, reduzindo assim o risco de invasões.

Com a gestão remota, os profissionais podem resolver possíveis problemas ou encontrar os documentos mais rapidamente, não importa onde estejam.

5. Segurança jurídica

Você sabe o quanto os documentos fiscais são importantes, a grande responsabilidade de fazer as anotações corretas e a necessidade de encontrá-los em momentos cruciais, como em possíveis fiscalizações. E com a automação, o nível de segurança está garantido.

Outro ponto importante é com relação à confidencialidade das informações descritas nas notas fiscais. Isso porque o armazenamento é criptografado e com acesso apenas via nuvem.

6. Redução de custos

A automação permite que custos com atividades burocráticas sejam reduzidos – seja pela atuação das máquinas ou por evitar possíveis erros manuais nos documentos.

Mas não se trata apenas da redução de custos, já que é possível até mesmo ter ganho financeiro com a automação. Isso porque os profissionais envolvidos passam a se dedicar mais tempo em questões estratégicas importantes ao negócio, deixando de lado os processos manuais de baixo valor agregado.

7. Decisões assertivas

A automação permite a coleta de dados e, com isso, a emissão de relatórios que oferecem um olhar mais abrangente para os gestores.

Com isso, as tomadas de decisões também ganham força, pois são baseadas em dados e não em achismos. É assim que uma gestão mais eficiente é realizada com base em interpretações reais e mais corretas.

8. Antecipação de riscos fiscais

Com a automação é possível predizer as informações fiscais para o fato gerador, o que aumenta o tempo de análise de possíveis impactos e direciona as possibilidades de correção.

Dessa maneira, o setor fiscal pode alertar possíveis riscos para a empresa ou até mesmo direcionar oportunidades fiscais.

9. Facilidade para configurar as regras tributárias

O sistema de automação fiscal traz agilidade para o atendimento realizado nos processos de escrituração, apuração e relatório de obrigações. Tudo isso permite a melhor organização possível aos profissionais, empresas e clientes que precisam simplificar o entendimento das regras tributárias vigentes.

10. Eficácia tributária

A automação dos processos para a apuração, geração e entrega de obrigações torna todos os procedimentos muito mais eficazes, reduzindo os erros que poderiam impactar em não conformidades.

• Confira também: Como o setor fiscal pode obter vantagens com uma solução cloud

Saiba mais sobre a automação da área fiscal e suas vantagens

A automação da área fiscal só traz benefícios a quem adota suas soluções, já que permite ganho de tempo com processos burocráticos, libera os colaboradores para atividades estratégicas e proporciona lucro ao negócio.

Contar com um parceiro especializado na implementação dessa automação é imprescindível. E a Adejo é uma consultoria que, desde 2005, atua no processo fiscal e comércio exterior de seus clientes.

Com mais de 200 colaboradores e 180 clientes, a Adejo já entregou mais de 12,5 mil projetos, apurou mais de R$ 30 bi entregues ao Fisco e se dedica integralmente ao suporte para ajudar em todas as dúvidas das empresas.

Fale agora mesmo com um consultor Adejo e saiba mais sobre todas as vantagens que a automação da área fiscal trará ao seu negócio.

5 dicas para a redução de custos do departamento fiscal

A redução de custos é um desafio constante para os gestores. E não é exagero dizer que encontrar quais setores estão com custos que podem ser reduzidos, quais estão gerando desperdícios de materiais, entre outros, é uma tarefa bem complicada. Além disso, se não forem tomadas as devidas medidas, esses problemas podem arruinar a empresa.

O departamento fiscal aparece como um dos principais alvos nessa busca. Evitar retrabalhos, encontrar o melhor nível de produtividade, reduzir os custos com materiais e, principalmente, aumentar a eficiência dos processos internos, estão entre os principais desafios.

Felizmente, existem muitas ferramentas tecnológicas que já permitem encontrar o melhor equilíbrio sem ter que chegar ao extremo das demissões. Essas ferramentas aliadas às boas estratégias podem alcançar o resultado desejado para a rotina do departamento fiscal.

Para entender melhor esse tema e conferir todas as dicas que preparamos, basta nos acompanhar nos tópicos a seguir.

Quais são as principais vantagens em reduzir os custos da área fiscal?

A redução de custos pede análises cuidadosas para curto, médio e longo prazo. Não há como discordar de que, uma vez alcançadas as metas de redução, a empresa pode alcançar uma boa aceleração no crescimento.

Especificamente no departamento fiscal, a redução de custos pode ter como consequência uma melhor produtividade no setor e melhor consistência nos resultados. Isso porque esse ganho de eficiência poderá ser visto também no recolhimento dos tributos e informações úteis geradas em favor da empresa.

Outro ponto importante é o de que a redução de custos possibilita a adequação de investimentos, que podem significar novas ferramentas tecnológicas para otimizar ainda mais a rotina no setor.

5 Dicas para a redução de custos na área fiscal

Existem muitas maneiras de reduzir os custos na área fiscal de uma empresa. Por isso trouxemos uma lista com os pontos que devem ser considerados como principais objetivos para quem está nesse desafio.

Automatize os processos

Essa é uma das maneiras mais eficientes para a redução dos custos fiscais já a curto prazo. A implementação de ferramentas digitais pode extinguir a necessidade do trabalho humano em tarefas repetitivas de baixo valor agregado, como o preenchimento das notas fiscais ou emissão de guias.

Além de agilizar todo o processo, a automação reduzirá drasticamente as falhas humanas que estão elevando os custos do setor.

Otimize a produtividade dos colaboradores

Os colaboradores precisam planejar e organizar seu tempo para alcançar metas pessoais internas. A grande questão é que isso toma um grande e valioso tempo.

A utilização de uma ferramenta de gestão é um passo importante para garantir a distribuição de tarefas, com metas de datas e horários e de maneira mais rápida e benéfica a todos.

Outro ponto interessante para essa gestão de tempo está na utilização de ferramentas centralizadoras que reúnem os principais documentos em um único espaço virtual, agilizando as buscas para quem precisar.

Centralize os documentos

Reforçando o ponto anterior, a centralização de documentos é um passo bem importante. Não é incomum que o Fisco chegue ao setor fiscal de uma empresa e peça relatórios e documentos que comprovem as transações.

É nesse momento que, quem armazena os documentos em um espaço físico pode ter problemas – afinal, não é difícil que um documento se perca ou fique rasurado por mau armazenamento.

Com a centralização digital, os documentos ficam concentrados em um repositório fiscal, agilizando o acesso sempre que necessário e evitando riscos de multas ou sanções.

Manifestação do destinatário

Essa é uma maneira de monitorar as notas fiscais que já foram emitidas pelo CNPJ da empresa. Por meio desse processo, é possível verificar e validar os documentos que foram corretamente escriturados.

Verificar e monitorar todas as notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ é importantíssimo. Portanto, adote esse processo no setor quanto antes.

Considere a terceirização (outsourcing) do setor fiscal

A terceirização é muito benéfica para o setor fiscal de uma empresa – especialmente, quando esse setor não é o core business.

Com a terceirização inteligente, os profissionais do setor fiscal podem deixar de se dedicar às tarefas rotineiras de baixo retorno para se debruçar em questões que realmente alavanquem o negócio.

Como funciona a terceirização do setor fiscal?

A contratação, ou outsourcing, de um setor fiscal tem o objetivo de transferir para uma equipe externa a administração do setor fiscal, sem que a empresa precise de uma equipe totalmente dedicada a isso.

Entre as principais soluções que podem estar inclusas no serviço de terceirização do setor fiscal, estão:

• Escrituração contábil: mantém preparados e atualizados os livros contábeis que têm base em registros de base, como recibos, notas fiscais, faturas, comprovantes e outros documentos relevantes para o setor.

• Preparação de demonstrações: prepara as demonstrações contábeis conforme as exigências atualizadas da lei.

• Compliance fiscal: a empresa contratada fica responsabilizada por pagamentos de tributos, declarações e obrigações, atendendo o compliance fiscal.

• Serviços tributários na folha de pagamento: trata-se da responsabilidade pelos tributos na folha de pagamento, bem como o recolhimento dos tributos na contratação de funcionários.

• Planejamento tributário: tem o objetivo de encontrar as melhores alternativas para as empresas.

· Confira também: Como o setor fiscal pode obter vantagens com uma solução cloud

Saiba mais dicas sobre redução de custos do departamento fiscal

Nem sempre uma empresa consegue entender por si mesma como alcançar a otimização dos custos no setor fiscal. Nesse caso, uma empresa parceira pode ser a opção ideal, já que olhará com neutralidade as oportunidades de redução de custos e criará um plano de acordo com as necessidades da empresa.

A Adejo é uma consultoria que atua desde 2005 oferecendo administração e tecnologia para serviços fiscais, sempre mirando a elevação da qualidade com foco no compliance.

Parceira da Thomson Reuters, a maior empresa de soluções fiscais do Brasil, a Adejo segue as melhores práticas necessárias para seguir as regras complexas da legislação tributária brasileira.

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Entenda a importância da automação na gestão de Comércio Exterior

Não há como negar: a tecnologia faz parte da nossa realidade. Atualmente, os mais diversos setores já possuem alguma parte automatizada e essa característica chega até mesmo a consumidores finais, com caixas de supermercados que podem ser operados pelo próprio cliente.

Dessa forma, também é inegável que, com uma maior abrangência de possibilidades nesse setor, a automação no comércio exterior se torne uma realidade cada dia mais próxima e necessária.

A tecnologia na gestão de comércio exterior

Atualmente, o mundo e o mercado são caracterizados pela volatilidade nas relações de consumo, em que clientes não hesitam em trocar de serviço caso o encontrem por valores mais baixos. Outro traço da atualidade é o surgimento constante de novas tecnologias e, com elas, novas tendências de mercado.

Falando de forma mais específica, a implementação de automação no comércio exterior torna-se um diferencial para empresas que se preocupam com isso, o que permite que estas assumam posições mais competitivas em meio a um mercado bastante disputado.

Um exemplo bastante eficiente de automação no comércio exterior é o ONESOURCE Global Trade, definido como uma solução de fato global, capaz de simplificar todos os trâmites da área. Essa solução possibilita que os profissionais do setor trabalhem com maior foco na gestão de operações.

Além disso, o ONESOURCE Global Trade garante mais precisão e eficiência para sua empresa, somado a diminuição de tempo gasto nos processos e a redução de custos.

Vantagens da automação na gestão de comércio exterior

Sem dúvidas, você já conhece e convive com diversos processos digitais ou automatizados. Falando especificamente da automação de comércio exterior, o uso da tecnologia proporciona eficiência e apresenta diversos benefícios, como você verá a seguir.

Redução de gargalos

A automação no comércio exterior apresenta grande eficiência indicando possíveis gargalos nos processos, assim como indica falhas que arriscam o comprometimento de transações e que representam grandes riscos para os resultados da empresa.

Assim, a automação se transforma na protagonista no ajuste dos procedimentos, uma vez que ela inegavelmente minimiza a quantidade de erros humanos, provenientes da necessidade de retrabalho com a digitação de dados, por exemplo.

Empresas com setor de comércio exterior precisam de um olhar extremamente atento a situações de gargalos operacionais, pois as burocracias inerentes aos processos rotineiros tornam a desatenção um fator perigoso, que pode inclusive gerar implicações fiscais e tributárias.

É por isso que a implementação de automação no comércio exterior é importante e indicada nas rotinas de empresas de comércio exterior.

Otimização de recursos

A concorrência na área de comércio exterior, como já pontuamos, é grande e a cada dia torna-se mais intensa. Dessa forma, o interesse em otimizar recursos e processos se faz cada vez mais real e necessário. Uma vez que permite a melhora no desempenho e a redução de custos, a automação de comércio exterior também é indicada para essa finalidade.

A tecnologia da ferramenta ainda consegue atuar sem interferências na qualidade das operações, otimizando recursos e processos, além do controle de transações por fases e status.

Aumento na agilidade

É consenso que transações internacionais são carregadas de burocracias, principalmente fiscais e tributárias. Nesse ponto, a introdução da automação no comércio exterior também é bastante vantajosa, principalmente no que diz respeito ao desembaraço aduaneiro.

Utilizando a tecnologia nesse tipo de processo, sua empresa garante celeridade na logística internacional e em seus processos por conta da segurança e da clareza presentes nas rotinas.

Com isso, todas as atividades são facilitadas e podem ser acompanhadas em tempo real.

Clareza na tomada de decisões

É muito importante que a área de comércio exterior tenha gestores capazes de conduzir processos na melhor forma possível, visando lucros. Porém, manter o controle de todas as operações de maneira coesa e coerente é muito difícil contando com uma gestão unicamente manual.

Assim, a automação no comércio exterior torna-se uma opção viável para garantir a transparência e assertividade nas decisões, possibilitando o foco na visão estratégica, além da otimização da gestão logística.

Ao adotar o uso de sistemas digitais, além de garantir para a gestão uma visão mais ampla do negócio, ainda é possível gerenciar as operações de forma integrada, contando com a visibilidade e clareza de informações e um panorama do ambiente.

Com tudo isso, a tomada de decisão pode ser conduzida com mais facilidade, com uma visão mais inteligente e com menores riscos de erros ou imprevistos.

Saiba mais sobre a automação na gestão de comércio exterior

Todas as vantagens apresentadas indicam uma só direção no caminho: a automação no comércio exterior e nos negócios internacionais.

Para assegurar a administração eficiente e esclarecer todas as suas dúvidas, a Adejo está aqui. Entre em contato conosco agora mesmo e garanta mais qualidade para seus processos de comércio exterior.