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Empreender no Brasil não é fácil. Os empresários precisam lidar com muitos desafios que incluem a gestão tributária. E quem afirma esse ponto, é o Banco Mundial, ao apontar que as empresas brasileiras trabalham 1.958 horas por ano apenas se dedicando às exigências do Fisco.
E esse investimento não é dedicado apenas às horas – cerca de 1,5% do faturamento anual é investido nesse esforço.
Para fugir de todas as dificuldades burocráticas que as obrigações fiscais pedem, é cada vez mais importante que as empresas busquem as soluções inteligentes da tecnologia, que possibilitam economia de tempo e custo. Esse é o objetivo da automação da área fiscal.
E para entender melhor o que é a automação fiscal e quais são suas principais vantagens, separamos os tópicos a seguir. Confira!
O que é automação da área fiscal
Automatizar é dar a um sistema inteligente a gestão de tarefas burocráticas ou repetitivas que tomariam um tempo importante dos colaboradores.
No caso do setor fiscal, a automação ocorre por meio de máquinas inteligentes que atuam no preenchimento de notas fiscais, lançamentos, acompanhamentos, baixas, entre outros processos que eram antigamente realizados manualmente.
Como benefício, há um ganho importantíssimo de produtividade, redução grande de erros manuais e agilidade para a finalização de todo o processo fiscal necessário.
Quais são os benefícios da automação da área fiscal
Além de modernizar a empresa e gerar agilidade para os processos burocráticos, a automação fiscal traz uma série de outros benefícios fáceis de perceber e com retorno a curto prazo. Confira os principais.
1. Simplificação de processos
Simplificar é agilizar. E no caso de serviços burocráticos, como os serviços fiscais, a rapidez nas atividades proporciona um ganho valiosíssimo de tempo. Com a automação fiscal é possível não só agilizar os processos burocráticos, mas também integrar setores e dados de diferentes áreas, favorecendo a apuração e organização de documentos.
2. Ganho de tempo
A otimização de tempo é um benefício imediato com a automação. Em poucos comandos, é possível registrar, enviar, conferir e armazenar as informações fiscais.
O sistema utilizado permite ainda a fácil identificação de documentos, o que também proporciona ganho de tempo para os profissionais da área quando precisarem fazer consultas.
Além disso, o armazenamento seguro evita dores de cabeça com possíveis extravios ou danificação de documentos.
3. Diminuição de falhas
É muito comum que alguns documentos e processos precisam ser refeitos devido aos erros manuais no preenchimento. Mas com a automação, o manuseio humano deixa de ser necessário, permitindo uma redução importantíssima de falhas e retrabalhos.
A precisão e organização alcançados pela máquina contribui para processos mais seguros, garantindo maior satisfação aos gestores e despreocupando os colaboradores, que poderão se dedicar às atividades que são estrategicamente importantes.
4. Gestão à distância
Com a inteligência da automação, a gestão pode ser feita remotamente. Isso porque o sistema precisa apenas da internet para atuar, permitindo o manuseio por outros computadores e aplicativos que estejam fora do escritório.
Essa adaptação é fundamental, já que a atuação de equipes remotas é cada vez mais comum e tende a crescer. Mas essa gestão não significa insegurança: os acessos são hierarquizados e somente podem ser feitos por pessoas previamente autorizadas, reduzindo assim o risco de invasões.
Com a gestão remota, os profissionais podem resolver possíveis problemas ou encontrar os documentos mais rapidamente, não importa onde estejam.
5. Segurança jurídica
Você sabe o quanto os documentos fiscais são importantes, a grande responsabilidade de fazer as anotações corretas e a necessidade de encontrá-los em momentos cruciais, como em possíveis fiscalizações. E com a automação, o nível de segurança está garantido.
Outro ponto importante é com relação à confidencialidade das informações descritas nas notas fiscais. Isso porque o armazenamento é criptografado e com acesso apenas via nuvem.
6. Redução de custos
A automação permite que custos com atividades burocráticas sejam reduzidos – seja pela atuação das máquinas ou por evitar possíveis erros manuais nos documentos.
Mas não se trata apenas da redução de custos, já que é possível até mesmo ter ganho financeiro com a automação. Isso porque os profissionais envolvidos passam a se dedicar mais tempo em questões estratégicas importantes ao negócio, deixando de lado os processos manuais de baixo valor agregado.
7. Decisões assertivas
A automação permite a coleta de dados e, com isso, a emissão de relatórios que oferecem um olhar mais abrangente para os gestores.
Com isso, as tomadas de decisões também ganham força, pois são baseadas em dados e não em achismos. É assim que uma gestão mais eficiente é realizada com base em interpretações reais e mais corretas.
8. Antecipação de riscos fiscais
Com a automação é possível predizer as informações fiscais para o fato gerador, o que aumenta o tempo de análise de possíveis impactos e direciona as possibilidades de correção.
Dessa maneira, o setor fiscal pode alertar possíveis riscos para a empresa ou até mesmo direcionar oportunidades fiscais.
9. Facilidade para configurar as regras tributárias
O sistema de automação fiscal traz agilidade para o atendimento realizado nos processos de escrituração, apuração e relatório de obrigações. Tudo isso permite a melhor organização possível aos profissionais, empresas e clientes que precisam simplificar o entendimento das regras tributárias vigentes.
10. Eficácia tributária
A automação dos processos para a apuração, geração e entrega de obrigações torna todos os procedimentos muito mais eficazes, reduzindo os erros que poderiam impactar em não conformidades.
Confira também: Como o setor fiscal pode obter vantagens com uma solução cloud
Saiba mais sobre a automação da área fiscal e suas vantagens
A automação da área fiscal só traz benefícios a quem adota suas soluções, já que permite ganho de tempo com processos burocráticos, libera os colaboradores para atividades estratégicas e proporciona lucro ao negócio.
Contar com um parceiro especializado na implementação dessa automação é imprescindível. E a Adejo é uma consultoria que, desde 2005, atua no processo fiscal e comércio exterior de seus clientes.
Com mais de 200 colaboradores e 180 clientes, a Adejo já entregou mais de 12,5 mil projetos, apurou mais de R$ 30 bi entregues ao Fisco e se dedica integralmente ao suporte para ajudar em todas as dúvidas das empresas.
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