5 dicas para a redução de custos do departamento fiscal

A redução de custos é um desafio constante para os gestores. E não é exagero dizer que encontrar quais setores estão com custos que podem ser reduzidos, quais estão gerando desperdícios de materiais, entre outros, é uma tarefa bem complicada. Além disso, se não forem tomadas as devidas medidas, esses problemas podem arruinar a empresa.

O departamento fiscal aparece como um dos principais alvos nessa busca. Evitar retrabalhos, encontrar o melhor nível de produtividade, reduzir os custos com materiais e, principalmente, aumentar a eficiência dos processos internos, estão entre os principais desafios.

Felizmente, existem muitas ferramentas tecnológicas que já permitem encontrar o melhor equilíbrio sem ter que chegar ao extremo das demissões. Essas ferramentas aliadas às boas estratégias podem alcançar o resultado desejado para a rotina do departamento fiscal.

Para entender melhor esse tema e conferir todas as dicas que preparamos, basta nos acompanhar nos tópicos a seguir.

Quais são as principais vantagens em reduzir os custos da área fiscal?

A redução de custos pede análises cuidadosas para curto, médio e longo prazo. Não há como discordar de que, uma vez alcançadas as metas de redução, a empresa pode alcançar uma boa aceleração no crescimento.

Especificamente no departamento fiscal, a redução de custos pode ter como consequência uma melhor produtividade no setor e melhor consistência nos resultados. Isso porque esse ganho de eficiência poderá ser visto também no recolhimento dos tributos e informações úteis geradas em favor da empresa.

Outro ponto importante é o de que a redução de custos possibilita a adequação de investimentos, que podem significar novas ferramentas tecnológicas para otimizar ainda mais a rotina no setor.

5 Dicas para a redução de custos na área fiscal

Existem muitas maneiras de reduzir os custos na área fiscal de uma empresa. Por isso trouxemos uma lista com os pontos que devem ser considerados como principais objetivos para quem está nesse desafio.

Automatize os processos

Essa é uma das maneiras mais eficientes para a redução dos custos fiscais já a curto prazo. A implementação de ferramentas digitais pode extinguir a necessidade do trabalho humano em tarefas repetitivas de baixo valor agregado, como o preenchimento das notas fiscais ou emissão de guias.

Além de agilizar todo o processo, a automação reduzirá drasticamente as falhas humanas que estão elevando os custos do setor.

Otimize a produtividade dos colaboradores

Os colaboradores precisam planejar e organizar seu tempo para alcançar metas pessoais internas. A grande questão é que isso toma um grande e valioso tempo.

A utilização de uma ferramenta de gestão é um passo importante para garantir a distribuição de tarefas, com metas de datas e horários e de maneira mais rápida e benéfica a todos.

Outro ponto interessante para essa gestão de tempo está na utilização de ferramentas centralizadoras que reúnem os principais documentos em um único espaço virtual, agilizando as buscas para quem precisar.

Centralize os documentos

Reforçando o ponto anterior, a centralização de documentos é um passo bem importante. Não é incomum que o Fisco chegue ao setor fiscal de uma empresa e peça relatórios e documentos que comprovem as transações.

É nesse momento que, quem armazena os documentos em um espaço físico pode ter problemas – afinal, não é difícil que um documento se perca ou fique rasurado por mau armazenamento.

Com a centralização digital, os documentos ficam concentrados em um repositório fiscal, agilizando o acesso sempre que necessário e evitando riscos de multas ou sanções.

Manifestação do destinatário

Essa é uma maneira de monitorar as notas fiscais que já foram emitidas pelo CNPJ da empresa. Por meio desse processo, é possível verificar e validar os documentos que foram corretamente escriturados.

Verificar e monitorar todas as notas fiscais emitidas contra o seu CNPJ é importantíssimo. Portanto, adote esse processo no setor quanto antes.

Considere a terceirização (outsourcing) do setor fiscal

A terceirização é muito benéfica para o setor fiscal de uma empresa – especialmente, quando esse setor não é o core business.

Com a terceirização inteligente, os profissionais do setor fiscal podem deixar de se dedicar às tarefas rotineiras de baixo retorno para se debruçar em questões que realmente alavanquem o negócio.

Como funciona a terceirização do setor fiscal?

A contratação, ou outsourcing, de um setor fiscal tem o objetivo de transferir para uma equipe externa a administração do setor fiscal, sem que a empresa precise de uma equipe totalmente dedicada a isso.

Entre as principais soluções que podem estar inclusas no serviço de terceirização do setor fiscal, estão:

• Escrituração contábil: mantém preparados e atualizados os livros contábeis que têm base em registros de base, como recibos, notas fiscais, faturas, comprovantes e outros documentos relevantes para o setor.

• Preparação de demonstrações: prepara as demonstrações contábeis conforme as exigências atualizadas da lei.

• Compliance fiscal: a empresa contratada fica responsabilizada por pagamentos de tributos, declarações e obrigações, atendendo o compliance fiscal.

• Serviços tributários na folha de pagamento: trata-se da responsabilidade pelos tributos na folha de pagamento, bem como o recolhimento dos tributos na contratação de funcionários.

• Planejamento tributário: tem o objetivo de encontrar as melhores alternativas para as empresas.

· Confira também: Como o setor fiscal pode obter vantagens com uma solução cloud

Saiba mais dicas sobre redução de custos do departamento fiscal

Nem sempre uma empresa consegue entender por si mesma como alcançar a otimização dos custos no setor fiscal. Nesse caso, uma empresa parceira pode ser a opção ideal, já que olhará com neutralidade as oportunidades de redução de custos e criará um plano de acordo com as necessidades da empresa.

A Adejo é uma consultoria que atua desde 2005 oferecendo administração e tecnologia para serviços fiscais, sempre mirando a elevação da qualidade com foco no compliance.

Parceira da Thomson Reuters, a maior empresa de soluções fiscais do Brasil, a Adejo segue as melhores práticas necessárias para seguir as regras complexas da legislação tributária brasileira.

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