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Fiscalização em empresas: como evitar cair na rede do Fisco de forma Estratégica e Segura

A fiscalização ou Malha Fina nada mais é do que um processo em que a Receita Federal, pede para o contribuinte prestar contas sobre algo que foi declarado de maneira errada, equivocada, divergente ou até mesmo sobre alguma informação que não foi reportada pelo contribuinte.


Por que a fiscalização é tão temida pelos empresários?

A fiscalização é temida porque acarreta consequências como problemas financeiros e multas pesadas, que podem realmente impactar na manutenção das atividades empresariais.


Mas será que é possível se proteger contra a fiscalização da Receita Federal?

Existe uma maneira segura de evitar cair na rede do Fisco?


Vamos responder todas essas dúvidas nesse conteúdo, continue a leitura e confira os cuidados a serem tomados.


Quais as consequências em cair na fiscalização da Receita?


Com o passar dos anos os cruzamentos da RF tem sido cada vez mais efetivos, automatizado e inteligentes, acompanhando a revolução da tecnologia no mundo fiscal e tributário. Por esse motivo nem os menores erros escapam...e as consequências podem ser duras:

  • Multas que pode variar de 20% até 220%, dependendo da irregularidade e gravidade das divergências.

  • E ou a CND bloqueada.

O que você precisa saber sobre os cruzamentos que a Receita faz:

Os auditores são treinados para investigar irregularidades. A partir de cruzamentos sistêmicos, eles vão identificando aquelas declarações que possuem divergências e comparando informações entre contribuintes, setores, faixa de renda e regime tributário.


Além disso, a Receita Federal divide as empresas em grupos e os diferencia por faturamento, facilitando o olhar mais detalhado para empresas de alto faturamento (acima de R$100 milhões) em busca de possíveis irregularidades.


Situações que podem ocasionar cair a fiscalização na empresa:

  • Diferença ou divergência na obrigação acessória;

  • Retificação de algum arquivo com ausência ou mudança significativa de dados;

Divergências leves e graves:

Podemos classificar as divergências em dois grupos: leves e graves.


As divergências leves podem ser uma retificação de arquivo por exemplo, onde a empresa caiu em malha e precisa explicar através de uma fundamentação técnica o que causou essa divergência, sendo leve.

No caso das graves normalmente a auditoria identifica que a empresa alterou, ou não declarou algum custo, quando a empresa não consegue se explicar, ela pode ter que recolher a diferença desse imposto com juros (baseado na Selic) tendo que pagar de 20 a 220% dependendo da gravidade dessa divergência.

Como Identificar erros?


A primeira dica simples é o próprio programa validador das obrigações acessórias: ele auxilia a prevenir esse tipo de divergência que pode ocasionar que a empresa caia em malha.


Quando se retifica um arquivo, por exemplo, uma DCTF a empresa é notificada através do portal ECAC, o fisco pode fazer questionamentos como:

  • Por que você reduziu o valor?

  • Por que o arquivo foi retificado?


E a partir daí se faz necessário explicar para o fisco o porquê dessas mudanças, nos casos de retificação de arquivo as empresas sabem quais são as informações que ela mesma retificou.


  • Quando a empresa cai uma fiscalização por uma auditoria do Fisco, os questionamentos, normalmente estão ligados a divergência ou a não identificação de informações através de um cruzamento dos dados ou nos extratos financeiros sobre os recebimentos da empresa, quando comparado com o valor declarado da Receita em obrigação acessória.


O Fisco questiona direcionando o porquê tem essa divergência no faturamento da empresa, que foi retificada por parte do contribuinte, normalmente ele já sabe o que retificou e onde está o tal problema.

Por isso é fundamental o cuidado na apuração das informações, provendo o treinamento adequado e a qualificação profissional para equipe, ou uma consultoria com experiência que foque na área fiscal


As empresas normalmente são avisadas pelo erro, mas muitas vezes nem sabem que o cometeram, e acabam informadas pelo Fisco em curtos prazos, nessas situações pode ser extraído um extrato pelo portal ECAC pessoa jurídica, onde ele demostra a divergência que foi identificada pela RFB. As divergências podem ser divididas em dois grupos:

  • Erros sistêmicos (causados por imput ou extração incorreta de dados pelos sistemas durante o processo fiscal);

  • Erros propositais (praticados pelos contribuintes que acabam em divergências mais serias);

Em alguns casos a empresa tem um setor dedicado e profissionais qualificados para lidas com as situações adversas ou de grande complexidade (no caso de novas obrigações), mas há uma grande dificuldade extra quando há uma migração de sistemas, ou quando não há um compliance de dados que forneça informações consolidadas.


Isso é comum em empresas com alto índice de expansão em curto período, gerando uma quantidade de filiais e notas fiscais além do previsto, isso é amplificado quando o número de de funcionários dedicados a essa função é pequena o que acaba prejudicando todo o processo fiscal, tributário, previdenciário e consequentemente o financeiro.


O que as empresas podem fazer para se proteger das ações do Fisco?


  • Investir em ferramentas poderosas e robustas:

Quanto maior os dados, maior a complexidade, por isso contar com um sistema robusto de automatização e uma consultoria fiscal é a melhor forma de melhorar seus processos atuais e evitar fiscalizações.

Se olharmos ao passado havia um fiscal na porta das empresas pedindo livros e documentos, para avaliar operações, mas desde 2007 quando entrou o SPED, a Receita Federal iniciou a corrida tecnológica para ganhar mais agilidade e redução do tempo de auditorias. Dessa forma, os cruzamentos sistêmicos ampliaram a fiscalização tributária em todo Brasil.


Por isso, é válido considerar a elevação da sua área fiscal à um novo patamar através da tecnologia, aliando o RPA e a computação em nuvem proporcionando uma redução de custos e mais agilidade nos seus processos. Saiba mais

A Receita Federal vem se reciclando e modernizando a cada ano, então as empresas também precisam fazer o mesmo. A parte fiscal é extremamente complexa com esse olhar, a transformação digital é extremamente necessária para automatizar os processos a fim de evitar erros primários, mas que podem custar milhões.


  • Considerar uma revisão anual

Nós vivemos em um país onde a complexidade tributária é muito grande e isso acaba impactando a operação diária, por isso, indicamos que a empresa realize uma avaliação anual das obrigações acessórias, para conseguir se manter em compliance e não ser pega de surpresa correndo riscos estaduais e federais


A própria obrigação acessória tem uma pré validação, onde há uma identificação com informações e avisos (que não bloqueiam as transmissões dos arquivos), mas indicam alguma inconsistência que podem ajudar a empresa para ajustar e alterar no sistema gerando novamente a obrigação acessória.


Considere também:

  • Problemas sistêmicos que vão de um exercício ao outro;

  • Avisos dos SPEDS podem ser evidência;

  • Fique de olho nas Correções de parametrizações;


Como o trabalho profissional pode ajudar a evitar cair na fiscalização?


A Adejo já realizou centenas de projetos de análise e revisões dessas obrigações acessórias para os nossos clientes permanecerem compliance ou apresentar os dados solicitados em uma fiscalização da RFB.

É essencial contar com parceiros que permitam utilizar as soluções de forma estratégica.


Dúvidas, fale com nossos consultores clicando aqui ou no ícone do WhatsApp do lado inferior direito do site.


Graziele Santos

Produtora de Conteúdo Adejo


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