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A operacionalização da área fiscal vem sendo adotada cada vez mais pelas empresas brasileiras para otimizar os processos desse setor e elevar sua eficiência. Essa é uma estratégia efetiva para que gestores consigam maximizar o desenvolvimento e a competitividade de seu negócio.



Isso acontece pelo fato da legislação fiscal e tributária ser um dos fatores que mais dificultam o crescimento das organizações do Brasil, fazendo com que modernização da área fiscal gere melhorias significativas ao negócio. Continue lendo este conteúdo que responde as principais questões sobre o assunto!


Qual o papel da área fiscal?

Primeiro, é relevante que o gestor saiba as funções e os objetivos da área fiscal. Basicamente, esse é o setor responsável por garantir que as obrigações legais da empresa sejam cumpridas, evitando ocorrência de problemas legais. Esse departamento é bastante amplo e engloba atividades como:

  • Apuração de tributos;

  • Emissão de notas fiscais;

  • Conferência da documentação fiscal;

  • Realização das obrigações acessórias;

  • Lançamentos fiscais de saídas e entradas;

  • Recebimento e escrituração de notas fiscais;

  • Atualização acerca de mudanças da legislação fiscal;

  • Análise dos cadastros de parceiros e fornecedores junto ao Fisco;

  • Determinação de classificação Fiscal de novos produtos comercializados.


Por que a área fiscal é tão importante?

Como as normas fiscais causam grandes impactos às organizações brasileiras, o setor fiscal tem grande relevância estratégica e impacta diretamente na tomada de decisão pelos gestores, no futuro do negócio e seu funcionamento.


Quando se investe na operacionalização dessa área (ocorre sua modernização), ela pode gerar vários benefícios para o negócio. Veja os principais a seguir!


Economia

Profissionais do setor elaboram o que é chamado de planejamento fiscal (elisão fiscal ou planejamento tributário), que objetiva minimizar as despesas tributárias da empresa sem infringir a legislação.


Isso é conquistado com diferentes táticas e pode envolver mudança no regime tributário do negócio, aproveitamento de benefício fiscal ou brechas na lei, adiamento de multas sem juros, entre outras.


Eficiência

Além de minimizar a carga tributária da empresa, também são tomadas medidas para tornar a área fiscal mais otimizada. Por exemplo, os responsáveis poderão aplicar melhorias que automatizam o cumprimento das obrigações acessórias, cálculo dos tributos, preenchimento e emissão de documentos etc.


Essa eficiência é obtida com a implantação de um sistema de gestão especializado, ou seja, cujos recursos foram criados especialmente para aprimorar as operações da área. Essa vantagem permite que os colaboradores se dediquem às atividades mais estratégicas do negócio, como elaboração do planejamento fiscal.


Redução de riscos

Investir na área fiscal minimiza as chances do negócio de incorrer em falhas que geram multas, como atraso na entrega dos documentos, erro no preenchimento das guias e pagamentos menores que o devido. Modernizar o setor faz com que a empresa deixe de pagar mais tributos que o exigido pela lei (recolhimento a maior).


Como operacionalizar a área fiscal?

Em suma, operacionalizar a área fiscal consiste em modernizar o setor por meio da adoção de serviços especializados. Para fazê-lo, é necessário seguir o passo a passo explicado nos tópicos seguintes.


Empatia

De nada adiantaria implementar as tecnologias se os gestores e colaboradores não estão abertos para aderi-las. Por isso, a primeira etapa consiste em fazer com que todo o pessoal tenha empatia pela operacionalização.


Na prática, é preciso transformar a cultura organizacional e a direcioná-la para a inovação. Há diferentes táticas que viabilizam essa transformação, como:

  • Fazer reuniões para explicar a importância da operacionalização ao pessoal;

  • Passar a contratar talentos que estão abertos ao uso da tecnologia;

  • Alinhar as lideranças com os objetivos da empresa;

  • Treinar o pessoal para utilizar as novas tecnologias;

  • Elaborar uma política de diretrizes do negócio; entre outras.


Experimentação

Nem sempre a tecnologia escolhida atenderá todas as necessidades do seu negócio ou atingirá o nível de eficiência desejado. Por isso, é importante experimentar as tecnologias selecionadas e verificar os efeitos na rotina da empresa.


Para solucionar essa questão, é relevante contar com um fornecedor que customize seus softwares, como a Adejo, que possui soluções sob medida desenvolvidas pela Thomson Reuters e que atendem as particularidades da organização. Essa personalização aumenta o custo-benefício do sistema implementado e maximiza seu Retorno sobre o Investimento (ROI).


Competências

É importante que a empresa invista em equipes multidisciplinares, o que significa que os colaboradores da área fiscal atuarão conjuntamente com o setor fiscal, administrativo, financeiro, entre outros. A junção de profissionais com conhecimentos distintos traz mais visões sobre as necessidades do negócio e viabiliza a solução de problemas.


Software de gestão

Depois de seguir os passos anteriores, a empresa terá sucesso na implementação de softwares voltados à operacionalização da área fiscal. A adoção dessa tecnologia trará vantagens como:

  • Escalabilidade: a automação permite que empresa expanda suas atividades sem aumentar os custos na mesma proporção;

  • Melhor gestão: os softwares fornecem relatórios e painéis de controle que ampliam a visão do negócio aos administradores;

  • Integração: a tecnologia trocará informações automaticamente com outros softwares, otimizando ainda mais a rotina corporativa;

  • Menos falhas: as informações também terão maior credibilidade, o que evita que gestores tomem decisões com base em dados equivocados;

  • Produtividade: os colaboradores despenderão menos tempo com atividades burocráticas e dedicarão às operações que agregam valor ao negócio;

  • Segurança: são minimizados os riscos de multa e outros problemas fiscais;

  • Economia: são minimizados os custos com tributos.


Conte com a Adejo para usufruir de todas os benefícios listados. Sua consultoria é referência no segmento de prestação de serviços especializados no cenário fiscal tributário brasileiro e de comércio exterior.


A Adejo tem uma estrutura de alto nível para acompanhar mudanças legislativas, participando de projetos-piloto governamentais e oferece um extenso portfólio de soluções que atendem as necessidades de empresas de variados segmentos e portes.

Como principal parceira da Thomson Reuters no Brasil, a Adejo se tornou destaque. Isso tudo graças aos seus profissionais certificados e constantemente treinados em relação as soluções oferecidas.


Seus softwares atuam nos âmbitos Federal, estaduais e Municipais, podem se conectar com qualquer sistema (tem integração nativa com os principais ERPs), utilizam tecnologias de ponta em cloud, bem como podem ser customizados para atender demandas específicas do seu negócio.


Saiba mais sobre operacionalização da área fiscal

A operacionalização da área fiscal traz inúmeros benefícios para o negócio, podendo ser o diferencial para que a empresa se destaque no mercado. Mas é importante que os gestores preparem sua empresa e, principalmente, conte com uma empresa de tecnologia que fornece soluções especializadas.


Quer modernizar sua área fiscal? Entre agora mesmo em contato com a Adejo para conhecer melhor suas soluções, serviços e muito mais!

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A fiscalização ou Malha Fina nada mais é do que um processo em que a Receita Federal, pede para o contribuinte prestar contas sobre algo que foi declarado de maneira errada, equivocada, divergente ou até mesmo sobre alguma informação que não foi reportada pelo contribuinte.


Por que a fiscalização é tão temida pelos empresários?

A fiscalização é temida porque acarreta consequências como problemas financeiros e multas pesadas, que podem realmente impactar na manutenção das atividades empresariais.


Mas será que é possível se proteger contra a fiscalização da Receita Federal?

Existe uma maneira segura de evitar cair na rede do Fisco?


Vamos responder todas essas dúvidas nesse conteúdo, continue a leitura e confira os cuidados a serem tomados.


Quais as consequências em cair na fiscalização da Receita?


Com o passar dos anos os cruzamentos da RF tem sido cada vez mais efetivos, automatizado e inteligentes, acompanhando a revolução da tecnologia no mundo fiscal e tributário. Por esse motivo nem os menores erros escapam...e as consequências podem ser duras:

  • Multas que pode variar de 20% até 220%, dependendo da irregularidade e gravidade das divergências.

  • E ou a CND bloqueada.

O que você precisa saber sobre os cruzamentos que a Receita faz:

Os auditores são treinados para investigar irregularidades. A partir de cruzamentos sistêmicos, eles vão identificando aquelas declarações que possuem divergências e comparando informações entre contribuintes, setores, faixa de renda e regime tributário.


Além disso, a Receita Federal divide as empresas em grupos e os diferencia por faturamento, facilitando o olhar mais detalhado para empresas de alto faturamento (acima de R$100 milhões) em busca de possíveis irregularidades.


Situações que podem ocasionar cair a fiscalização na empresa:

  • Diferença ou divergência na obrigação acessória;

  • Retificação de algum arquivo com ausência ou mudança significativa de dados;

Divergências leves e graves:

Podemos classificar as divergências em dois grupos: leves e graves.


As divergências leves podem ser uma retificação de arquivo por exemplo, onde a empresa caiu em malha e precisa explicar através de uma fundamentação técnica o que causou essa divergência, sendo leve.

No caso das graves normalmente a auditoria identifica que a empresa alterou, ou não declarou algum custo, quando a empresa não consegue se explicar, ela pode ter que recolher a diferença desse imposto com juros (baseado na Selic) tendo que pagar de 20 a 220% dependendo da gravidade dessa divergência.

Como Identificar erros?


A primeira dica simples é o próprio programa validador das obrigações acessórias: ele auxilia a prevenir esse tipo de divergência que pode ocasionar que a empresa caia em malha.


Quando se retifica um arquivo, por exemplo, uma DCTF a empresa é notificada através do portal ECAC, o fisco pode fazer questionamentos como:

  • Por que você reduziu o valor?

  • Por que o arquivo foi retificado?


E a partir daí se faz necessário explicar para o fisco o porquê dessas mudanças, nos casos de retificação de arquivo as empresas sabem quais são as informações que ela mesma retificou.


  • Quando a empresa cai uma fiscalização por uma auditoria do Fisco, os questionamentos, normalmente estão ligados a divergência ou a não identificação de informações através de um cruzamento dos dados ou nos extratos financeiros sobre os recebimentos da empresa, quando comparado com o valor declarado da Receita em obrigação acessória.


O Fisco questiona direcionando o porquê tem essa divergência no faturamento da empresa, que foi retificada por parte do contribuinte, normalmente ele já sabe o que retificou e onde está o tal problema.

Por isso é fundamental o cuidado na apuração das informações, provendo o treinamento adequado e a qualificação profissional para equipe, ou uma consultoria com experiência que foque na área fiscal


As empresas normalmente são avisadas pelo erro, mas muitas vezes nem sabem que o cometeram, e acabam informadas pelo Fisco em curtos prazos, nessas situações pode ser extraído um extrato pelo portal ECAC pessoa jurídica, onde ele demostra a divergência que foi identificada pela RFB. As divergências podem ser divididas em dois grupos:

  • Erros sistêmicos (causados por imput ou extração incorreta de dados pelos sistemas durante o processo fiscal);

  • Erros propositais (praticados pelos contribuintes que acabam em divergências mais serias);

Em alguns casos a empresa tem um setor dedicado e profissionais qualificados para lidas com as situações adversas ou de grande complexidade (no caso de novas obrigações), mas há uma grande dificuldade extra quando há uma migração de sistemas, ou quando não há um compliance de dados que forneça informações consolidadas.


Isso é comum em empresas com alto índice de expansão em curto período, gerando uma quantidade de filiais e notas fiscais além do previsto, isso é amplificado quando o número de de funcionários dedicados a essa função é pequena o que acaba prejudicando todo o processo fiscal, tributário, previdenciário e consequentemente o financeiro.


O que as empresas podem fazer para se proteger das ações do Fisco?


  • Investir em ferramentas poderosas e robustas:

Quanto maior os dados, maior a complexidade, por isso contar com um sistema robusto de automatização e uma consultoria fiscal é a melhor forma de melhorar seus processos atuais e evitar fiscalizações.

Se olharmos ao passado havia um fiscal na porta das empresas pedindo livros e documentos, para avaliar operações, mas desde 2007 quando entrou o SPED, a Receita Federal iniciou a corrida tecnológica para ganhar mais agilidade e redução do tempo de auditorias. Dessa forma, os cruzamentos sistêmicos ampliaram a fiscalização tributária em todo Brasil.


Por isso, é válido considerar a elevação da sua área fiscal à um novo patamar através da tecnologia, aliando o RPA e a computação em nuvem proporcionando uma redução de custos e mais agilidade nos seus processos. Saiba mais

A Receita Federal vem se reciclando e modernizando a cada ano, então as empresas também precisam fazer o mesmo. A parte fiscal é extremamente complexa com esse olhar, a transformação digital é extremamente necessária para automatizar os processos a fim de evitar erros primários, mas que podem custar milhões.


  • Considerar uma revisão anual

Nós vivemos em um país onde a complexidade tributária é muito grande e isso acaba impactando a operação diária, por isso, indicamos que a empresa realize uma avaliação anual das obrigações acessórias, para conseguir se manter em compliance e não ser pega de surpresa correndo riscos estaduais e federais


A própria obrigação acessória tem uma pré validação, onde há uma identificação com informações e avisos (que não bloqueiam as transmissões dos arquivos), mas indicam alguma inconsistência que podem ajudar a empresa para ajustar e alterar no sistema gerando novamente a obrigação acessória.


Considere também:

  • Problemas sistêmicos que vão de um exercício ao outro;

  • Avisos dos SPEDS podem ser evidência;

  • Fique de olho nas Correções de parametrizações;


Como o trabalho profissional pode ajudar a evitar cair na fiscalização?


A Adejo já realizou centenas de projetos de análise e revisões dessas obrigações acessórias para os nossos clientes permanecerem compliance ou apresentar os dados solicitados em uma fiscalização da RFB.

É essencial contar com parceiros que permitam utilizar as soluções de forma estratégica.


Dúvidas, fale com nossos consultores clicando aqui ou no ícone do WhatsApp do lado inferior direito do site.


Graziele Santos

Produtora de Conteúdo Adejo


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  • Conteúdo Adejo

Lidar com as obrigações fiscais e equilibrar as finanças da empresa são grandes desafios para qualquer empreendedor. Em tempos de crise econômica global, as dificuldades são ainda maiores. A boa notícia é que o BPO Fiscal surge como um aliado poderoso para solucionar essa questão.



O assunto se tornou tendência entre empresas dos mais variados tamanhos e setores de atuação. Ainda assim, é natural que as dúvidas surjam. Afinal, você sabe o que é, como funciona e qual a importância do BPO Fiscal? Se quer tirar todas as suas dúvidas, este post especial é para você. Confira!


O que é BPO Fiscal?

O Business Processing Outsourcing (BPO) é, em tradução livre, a terceirização de processos de negócios. Em outras palavras, estamos falando da contratação de um serviço que cumpre atividades que vão além daquilo que a empresa produz.


No caso do BPO Fiscal, o foco do processo, como o nome sugere, são as atividades relacionadas à gestão contábil, fiscal, tributária e financeira. Uma das principais características desse outsourcing é justamente colocar essas atividades essenciais nas mãos de quem mais entende do assunto.


Quem administra um negócio — independentemente do seu tamanho — sabe que a legislação brasileira não é simples. Se os processos não são extremamente eficientes, a empresa pode ver seu desempenho abaixo do esperado. Para ir além, deixar de cumprir algumas obrigações fiscais pode gerar sanções e até multas.


Por isso, o BPO Fiscal surge como uma forma de colocar especialistas na linha de frente da sua gestão. Em vez de montar uma equipe própria para lidar com isso — algo que pode sair muito caro para pequenas e médias empresas —, você conta com o serviço personalizado de um parceiro terceirizado.


Por que o BPO Fiscal é tão importante?

O Brasil tem uma das maiores cargas tributárias da América Latina. O próprio tempo necessário para prestar contas na declaração de impostos é evidência disso. Para ir além, o cenário de pandemia global forçou a maioria das empresas a aumentar ainda mais sua produtividade para sobreviver ao período de turbulência.


O que nem todo mundo sabe é que a gestão fiscal vai muito além do hábito de manter as contas organizadas e pagas em dia. A legislação brasileira tem também seus benefícios para quem atua com inteligência.


A própria escolha das datas para declaração e pagamento de algumas taxas pode trazer algumas vantagens, como os descontos. Em alguns casos, a dinâmica interna da empresa também exige atenção.


Por um lado, quem tem o hábito de pagar todas as suas despesas em uma data única, por exemplo, corre o risco de ver seu fluxo de caixa reduzido até os clientes efetuarem seus pagamentos. Por outro lado, pode ser complicado gerenciar um cronograma de diversos débitos ao longo do mês.


É isso que torna o BPO Fiscal ainda mais interessante. Com especialistas trabalhando a seu favor, sua empresa estabelece o regime e a estratégia mais adequados para seu cenário específico.


As obrigações legais são mantidas em dia e você pode usar os benefícios da legislação a seu favor para melhorar o desempenho do negócio. Veja quais são os outros impactos que isso traz.


Qual o papel do BPO fiscal no período pós-pandemia?

O fim do período mais turbulento da pandemia deve vir acompanhado de diversos desafios. Será preciso colocar a casa em ordem, quitar dívidas, investir e ser mais produtivo para conquistar seu espaço em um mercado bastante competitivo.


Isso significa que uma estratégia fiscal eficiente será mais importante do que nunca. A grande vantagem do BPO Fiscal é que você deixa de lado a necessidade de contratar uma equipe própria e, ao mesmo tempo, conta com a expertise de quem é altamente capacitado e experiente no assunto.


O próprio custo do serviço depende da demanda da sua empresa, o que significa que podemos economizar com a terceirização. Quem acumulou dívidas e postergou o pagamento de despesas por meio de acordos, por exemplo, terá uma carga de trabalho ainda maior.


O ponto fundamental é não deixar que as contas se tornem uma bola de neve. Com o apoio do BPO Fiscal, você consegue executar com eficiência processos como:

  • levantamento de documentos fiscais;

  • geração dos documentos obrigatórios;

  • classificação das informações;

  • otimização do registro de novos dados de transações;

  • automação do cálculo de taxas e impostos;

  • organização da gestão de documentos.

Tudo isso impacta diretamente sua eficiência operacional. Como mencionamos, o próprio fluxo de caixa pode ser menor ou maior de acordo com sua estratégia de gestão.


A dica, então, é contar com o apoio de especialistas que ofereçam um serviço de alto nível para atender às demandas específicas da sua empresa. Se o BPO Fiscal está se tornando uma tendência entre organizações dos mais variados tamanhos, é porque o mercado já entendeu os benefícios desse serviço.


Como você viu aqui, não há segredo. Busque um parceiro estratégico de confiança e conquiste resultados cada vez melhores para sua empresa, como a Adejo!

Se quer entender como o BPO Fiscal pode ser aplicado no seu contexto específico, entre em contato conosco e fale com quem é referência no assunto!

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