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O SAP é o sistema de gestão empresarial mais utilizado no mundo e tem destaque como a principal solução em softwares para o planejamento de recursos empresariais (ERP).
Quando o sistema SAP é bem implementado, as empresas possuem muito mais controle de todas as áreas, operações e estratégias.
Antes de mostrarmos o passo a passo de como fazer uma implementação de sucesso, é muito importante citar alguns problemas comuns enfrentados pelas empresas que não tem um ERP:
1. Perda da produtividade na equipe de vendas: fazendo com que os vendedores percam mais tempo com burocracias desnecessárias, do que no desenvolvimento de novos projetos e no relacionamento com os clientes.
2. Sem organização, as informações ficam espalhadas e desatualizadas: organizar dados sem uma padronização ou local específico de comum acesso para todos dificulta a troca de informações entre equipes, acrescentam mais trabalho ao dia a dia.
3. Processos manuais aumentam as chances de erros: fazer uma gestão da informação com mais organização nos processos e de modo a reduzir o erro humano é fundamental para garantir mais credibilidade às informações nas empresas.
4. A perda de clientes pode aumentar: criar estratégias de retenção de clientes é necessário para evitar perda de clientes. Para isso, invista num sistema de gestão onde você possa inserir as informações dos seus clientes, o seu histórico de compras, dados de consumo e outros aspectos que interfiram na sua jornada do consumidor.
5. A tomada de decisões por parte do empreendedor se torna muito mais difícil: o empreendedor fica sem saber por onde começar a avaliar o cenário da empresa para tomar decisões. Isso torna o planejamento a longo prazo mais complicado para lançamento de novos produtos, ampliação do negócio ou expansão para outros segmentos.
6. Perda de prazos para pagamentos, recebimentos, entregas e reposições: A falta de prazos de pagamento significa que sua empresa gastará dinheiro extra em multas por atraso de pagamento. Perder os prazos de recebimento significa deixar de cobrar os clientes por taxas inadimplentes e, em última análise, interromper seu fluxo de caixa por falta desses valores. Atraso na entrega significa que você está decepcionando seus clientes, que podem decidir parar de comprar da sua marca.
Agora que você já sabe o que pode ser evitado de prejuízo financeiro e tempo desnecessários, vamos conferir de perto como implementar o SAP na sua empresa:
Passo 1: Levantamento inicial das necessidades e objetivos de se ter um ERP
A implantação de uma ERP é uma medida que visa aumentar a produtividade e melhorar alguns processos da empresa. Porém, para isso, é preciso identificar quais são os pontos que estão falhos, para garantir que todo o potencial desse sistema de gestão seja aproveitado e medir as melhorias.
A Adejo neste caso, procuraria entender as necessidades da sua empresa previamente para assim realizar um orçamento.
Qual é o seu maior gap e dificuldade atualmente?
1. Administrar finanças do negócio com os gastos de diferentes equipes?
2. Organização de dados mais complexos em planilhas de Excel?
3. A inserção de dados com erros manualmente em planilhas?
4. O setor de vendas ou marketing está com dificuldade de cruzar os dados sobre o negócio na organização atual?
Existem várias perguntas deste tipo que podem ser feitas às empresas para encontrar quais melhorias devem ser sentidas ao usar uma ERP, como os módulos SAP Business One da G2, por exemplo.
Passo 2: Avalie as opções de produtos existentes no mercado e validação da proposta
Compare as opções do mercado para definir qual é aquela ferramenta que se destaca para as necessidades de administração da sua empresa.
É importante considerar o crescimento do negócio ou aumento da produção. Tente imaginar também qual ferramenta conseguiria cobrir as futuras necessidades que podem vir a surgir para a sua gestão no futuro.
Feito isso, a proposta é apresentada à empresa, com o valor do investimento e todos os serviços inclusos. Com o ok, é feita a assinatura dos contratos.
Passo 3: Desenvolvimento, migração de dados e implementação
A Adejo desenvolve e parametriza o SAP de acordo com as necessidades da empresa cliente. Tudo é feito com qualidade e precisão para que o ERP de fato integre todas as áreas e leve uma gestão inteligente ao negócio.
Apesar dos módulos SAP ou qualquer outro ERP serem adotados para facilitar o dia a dia na empresa, mudar completamente a maneira das suas equipes trabalharem pode ser um grande desafio.
Por isso, comece aos poucos desenhando qual setor da empresa deve ser o primeiro a fazer a adesão na sua equipe do ERP. Converse com a sua equipe para definir como ela irá organizar dados dentro da ferramenta e ofereça treinamento uso da ferramenta antes de começar a utilizá-la, certo?
Depois disso, defina também qual será o prazo para instalação dessa equipe no sistema e quem irá fazer a fiscalização para garantir que as informações foram implementadas corretamente.
Quando o sistema é implementado na empresa cliente, os nossos consultores fazem toda a instalação do software, configuração de usuários e integração com sistemas online e offline pré-existentes.
A Adejo fornece todo o suporte, contanto com um time especializado para que a sua empresa tenha autonomia e aproveite todos os recursos do ERP.
Passo 4: Fiscalização e suporte contínuo
Todas as informações passaram pela instalação no sistema? Ok, então aguarde alguns dias ou semanas para ter certeza que o processo escolhido funcionou.
Feito isso, faça uma segunda leva de fiscalização, para anotar o que foi um sucesso e recolher aprendizados do que não funcionou para o caso de ser necessário rever o plano antes da próxima equipe também organizar dados na plataforma.
Deu tudo certo com a implantação? Então, é hora de começar a planejar quais serão os setores seguintes a adotar esta tecnologia e em que ritmo, além de apresentar este cronograma aos envolvidos.
Por fim, o processo se repete até que todos tenham sido treinados e estejam utilizando a ERP.
Enquanto a sua empresa utiliza o SAP, a Adejo permanece dando todo o suporte ao negócio. Qualquer necessidade de ajuste, customização, atualização ou até mesmo novo treinamento pode ser solicitado para a Adejo.
Saiba como a Adejo pode te ajudar com as soluções de SAP:
A Adejo conta com uma equipe experiente, multidisciplinar e com conhecimentos avançados, utilizamos toda a nossa experiência para integrar o SAP com as operações fiscais e de comércio exterior, criando um ambiente de gestão otimizada focada em resultados
Para mais informações sobre as nossas soluções, entre em contato com um de nossos consultores.
